Mungkin anda sering mendengan kata “KOMPETENSI”, baik di dunia kerja (kalangan praktisi manajemen Sumber Daya Manusia), masyarakat dan bahkan di sekolah pun semua mata pelajaran berbasis kompetensi (KBK=Kurikulum Berbasis Kompetensi). Apakah sebenarnya definisi dari kompetensi itu?
Kompetensi dipercaya sebagai faktor yang memegang faktor kunci keberhasilan seseorang dalam pekerjaannya. Identifikasi kompetensi yang tepat dianggap memiliki nilai prediksi yang cukup valid terhadap kinerja seorang karyawan. Kompetensi yang mencakup faktor teknis dan non teknis, kepribadian dan tingkah laku solf skills dan hard skills , kemudian banyak dipergunakan sebagai aspek yang dinilai banyak perusahaan untuk merekrut karyawan kedalam organisasinya.
Faktor apa yang ada dalam diri seseorang yang membuat ia dapat sukses dalam pekerjaanya?. Pertanyaan ini tampaknya sederhana saja, namun dalam kenyataannya sungguh pertanyaan yang tidak mudah untuk dijawab. Beragam teori, hipotesa dan hasil penelitian telah dikemukakan oleh berbagai ahli. Pada akhir abad 18 para ahli mengadakan penelitian dan fokus penelitiannya adalah pada aspek kepribadian seseorang. Beragam tes-tes kepribadian dikembangkan untuk dapat menilai korelasi antara kepribadian seseorang dengan keberhasilannya dalam pekerjaan. Aspek-aspek kepribadian yang dinilai sangat beragam, namun umumnya adalah karakter, sifat, traits, motif dan aspek-aspek sejenis yang seringkali bertumpang tindih definisinya.
Pada kurun waktu yang sama, pengetahuan dan keterampilan seputar pekerjaan tertentu sudah disepakati sebagai faktor penentu keberhasilan seseorang. Sedangkan inteligensi sebelumnya sudah menjadi fokus perhatian para ahli dalam mengidentifikasi faktor kunci sukses.
I. Difinisi Kompetensi
Kompetensi pada umumnya diartikan sebagai kecakapan, keterampilan, kemampuan. Pada konteks manajemen SDM istilah kompetensi mengacu kepada karakteristik seseorang yang membuatnya berhasil dalam pekerjaannya. Pada thun 1973 David Mc. Clelland (seorang profesor dari Harvard University yang sangat terkenal dengan konsep “achievement motive” nya) dalam artikelnya yang berjudul “Testing for competence rather for intelligence” menyimpulkan sejumlah studi / penelitian yang menunjukkan bahwa tes potensi akademik yang pada saat itu banyak digunakan untuk memprediksikan kinerja ternyata tidak memberikan korelasi yang signifikan terhadap kinerja seseorang. Tes-tes semacam itu juga seringkali bias terhadap aspek budaya, jenis kelamin dan strata sosial ekonomi. Pengukuran lain seperti tes keterampilan dan referensi juga menunjukkan hasil yang sama.
David Mc. Clelland melakukan penelitian yang ekstensif untuk menganalisa apa penyebab orang sukses dalam melaksanakan pekerjaannya dengan membandingkan antara kelompok orang yang berprestasi sangat baik dalam pekerjaannya dengan kelompok orang yang mempunyai prestasi rata-rata. Fokus perhatiannya adalah mengukur karakteristik-karakteristik dari seseorang yang mempunyai dampak langsung terhadap prestasinya dan bukan sekedar pengetahuan umum terhadap kemampuan kognitif seseorang. Karakteristik itulah yang ia sebut “competence” (dalam bahasa Indonesia disebut “kompetensi”
David Mc. Clelland mendifinisikan kompetensi (competence) sebagai karakteristik yang dimiliki seseorang yang berpengaruh langsung terhadap atau dapat memprediksikan kinerja yang sangat baik.
Berikut adalah penjelasan lebih rinci dari masing-masing kompetensi :
~ Keterampilan : Keahlian / kecakapan melakukan sesuatu dengan baik dan tuntas.
~ Pengetahuan : Informasi yang dimiliki pleh seseorang dibidang tertentu.
~ Peran Sosial : Citra yang diproyeksikan seseorang kepada orang lain (the outer self).
~ Trait : Karakteristik yang relatif konstan pada tingkah laku seseorang.
~ Motif : Pemikiran atau niat dasar yang konstan yang mendorong individu untuk bertindak atau berprilaku.
Keterampilan dan pengetahuan lebih mudah untuk dikenali, juga relatif lebih mudan untuk dibentuk dan dikembangkan melalui proses belajar dan pelatihan yang relatif singkat. Sedangkan Peran Sosial, Citra Diri dan Motif tidak mudah untuk diidentifikasi dan membutuhkan waktu yang lebih lama untuk memperbaiki atau mengembangkannya.
II. Model Kompetensi
Menurut David Mc. Clelland terdapat 18 kompetensi yang bersifat “generik” yang umum ditemui pada berbagai bidang pekerjaan dan industri.
Ke 18 kompetensi tersebut adalah :
1. Achievement Orientation (dorongan berprestasi)
2. Analitycal Thinking (berfikir analisis)
3. Conceptual Thinking (berfikir konseptual)
4. Customer Services Orientation (dorongan membantu pelanggan)
5. Developing Others (mengembangkan aspek lain)
6. Directiveness (pengarahan)
7. Flexibility (keluwesan)
8. Impact and Influence (dampak dan pengaruh)
9. Information Seeking (mencari informasi)
10. Initiative (inisiatif)
11. Integrity (integritas)
12. Interpersonal Understanding (pengertian antar pribadi)
13. Organizational Awareness (kesadaran organisasi)
14. Organizational Commitment (komitmen organisasi)
15. Relationship Building (membangun hubungan)
16. Self-Confidence (percaya diri)
17. Team Leadership (kepemimpinan dalam kelompok)
18. Teamwork and Cooperation (kerja kelompok dan kerjasama)
Seluruh kompetensi yang diidentifikasi, terbagi dalam berbagai tingkatan dimana masing-masing level diwakili oleh deskripsi dari indikator tingkah-laku yang menunjukkan derajat kompetensi yang berbeda-beda.
Contoh : Orientasi Pelayanan Pelanggan
Orientasi pelayanan pelanggan adalah keinginan untuk membantu atau melayani orang lain untuk memenuhi kebutuhan mereka. Artinya berusaha untuk mengetahui dan memenuhi kebutuhan pelanggan (Pelanggan diartikan secara luas yaitu meliputi pelanggan internal dan eksternal)
Tingkatan :
-1. Fokus terhadap kemampuan diri sendiri.
Fokus terhadap apa yang dapat diberikan perusahaan atau diri sendiri daripada apa yang dibutuhkan pelanggan. Menyalahkan pelanggan terhadap hasil yang tidak memuaskan.
0. Menindaklanjuti permintaan, pertanyaan dan keluhan pelanggan.
Mengabarkan pelanggan tentang kemajuan proyek. Memantau kepuasan pelanggan. Menyampaikan informasi yang berguna kepada pelanggan. Memberikan pelayanan yang ramah dan menyenangkan.
1. Berkomunikasi dengan jelas.
Menjaga komunikasi yang jelas kepada pelanggan mengenai apa yang diharapkan kedua belah pihak, memantau kepuasan pelanggan. Menyampaikan informasi yang berguna kepada pelanggan. Memberikan pelayanan yang ramah dan menyenangkan.
2. Mengambil tanggung-jawab pribadi.
Mengambil tanggung-jawab untuk menyelesaikan masalah pelayanan. Menyelesaikan masalah secara cepat dan tidak defensif.
3. Bertindak untuk pelanggan.
Menyediakan diri setiap saat, terutama pada saat pelanggan sedang dalam masa kritis. Misalnya memberikan nomor telepon rumah, handphone atau nomor radio panggil kepada pelanggan agar mudah dihubungi. Atau mungkin memberikan waktu lebih lama di tempat pelanggan. Bertindak lebih dari apa yang diharapkan oleh pelanggan.
4. Menanggapi kebutuhan mendasar pelanggan.
Mengetahui bisnis pelanggan dan atau mencari informasi mengenai kebutuhan mendasar yang sesungguhnya dari pelanggan, lebih dari apa yang pernah diutarakannya. Memberikan jasa atau produk yang sesuai dengan kebutuhan ini.
5. Menggunakan perspektif jangka panjang.
Bekerja dengan menggunakan perspektif jangka panjang dalam menjawab masalah pelanggan. Bersedia mengeluarkan biaya jangka pendek demi hubungan jangka panjang. Mencari keuntungan jangka panjang untuk pelanggan. Bertindak sebagai penasehat terpercaya, terlibat dalam proses pengambilan keputusan di pihak pelanggan.
III. Membangun Model Kompetensi
Cara mengidentifikasi kompetensi-kompetensi yang dibutuhkan untuk dapat menghasilkan kinerja perusahaan yang prima yaitu :
1. Mengerti tujuan atau visi dari organisasi dan menentukan langkah strategis yang hendak dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi.
2. Mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan kunci dalam organisasi.
3. Menentukan kompetensi-kompetensi yang dipersyaratkan jabatan-jabatan tersebut, dengan cara :
a. Mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai dampak paling besar terhadap kinerja organisasi .
b. Menentukan kompetensi-kompetensi yang disyaratkan jabatan-jabatan tersebut.
○ Mendefinisikan kriteria dari kinerja yang efektif pada masing-masing pekerjaan.
○ Memilih sampel dari dua kelompok pekerja yaitu : mereka yang sangat baik prestasinya dan mereka yang mempunyai prestasi rata-rata.
○ Melakukan perbandingan dan analisa, kompetensi apa saja yang dimiliki oleh top performer yang tidak dimiliki para average performer.
○ Mendeskripsikan tingkatan dari masing-masing kompetensi tersebut.
4. Melakukan validasi atas kompetensi-kompetensi yang berhasil diidentifikasi.
5. Mengaplikasikan model kompetensi tersebut pada berbagai system management sumber daya manusia dalam organisasi tersebut.
Cara lain yang lebih sederhana untuk membangun model kompetensi adalah :
1. Membentuk team atau kelompok ahli dalam sebuah organisasi yang terdiri dari Direktur, Para Manajer, HR Spesialis dan pemegang jabatan-jabatan kunci.
2. Team ahli menidentifikasikan “Key Accountabilities” organisasi antara lain : pekerjaan, tanggung jawab, produk dan jasa terpenting dalam organisasi tersebut.
3. Menentukan ukuran keberhasilan dari masing-masing “key accountabilities” tersebut yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi orang-orang yang berprestasi sangat baik pada pekerjaannya masing-masing.
4. Menentukan kompetensi-kompetensi apa saja yang diperlukan pada dua tingkatan yaitu :
~ Tingkat kompetensi yang dibutuhkan untuk dapat berprestasi cukup;
~ Tingkat kompetensi yang dibutuhkan untuk dapat berprestasi sangat baik.
5. Melakukan validasi dari model yang telah terbangun.
6. Mengaplikasikan model kompetensi pada berbagai system management sumber daya manusia dalam organisasi tersebut.
IV. Aplikasi dan Manfaat Kompetensi
Dasar dari aplikasi kompetensi adalah proses membandingkan antara kompetensi-kompetensi yang dimiliki seorang karyawan pada saat ini dengan kompetensi-kompetensi yang disyaratkan dalam suatu pekerjaan.
Karenanya keberhasilan sebuah sistem yang berasaskan kompetensi sangat bergantung kepada :
Keakuratan dari pengukuran kompetensi karyawan.
Keakuratan dari pendefinisian model kompetensi (kompetensi-kompetensi terpenting yang disyaratkan pada tiap jabatan agar seseorang dapat melaksanakan pekerjaan ini dengan sangat baik)
Validitas dari metode yang digunakan dalam mengukur kecocokan antara pekerjaan dan pemangku atau calon pemangku jabatan.
Berikut ini adalah contoh aplikasi dan manfaat dari penggunaan kompetensi pada beberapa sistem dalam manajemen sumber daya manusia.
Seleksi / Rekrutmen
Seleksi adalah proses pencocokan antara pekerjaan dan calon pemegang jabatan, baik yang berasal dari dalam maupun yang direkrut dari luar perusahaan.
Competence based selection berpegang pada hipotesa bahwa semakin cocok kompetensi yang dimiliki seseorang dengan kompetensi yang dipersyaratkan suatu jabatan, maka semakin baik kinerja dan kepuasan kerja yang dialami orang tersebut.
Keuntungan dari penggunaan kompetensi dalam proses seleksi dan rekrutmen adalah :
Menghindari kesalahan perekrutan dan biaya terkait yang sia-sia.
Proses belajar yang lebih cepat dari karyawan baru.
Dasar pengambilan keputusan (untuk merekrut) yang kuat, yang terkait jelas dengan persyaratan jabatan.
Manajemen Kinerja
Manajemen kinerja adalah suatu proses yang menciptakan pemahaman bersama antara atasan bawahan mengenai apa yang harus dicapai (hasil akhir) dan bagaimana mencapainya (kompetensi yang dibutuhkan) sehingga akan meningkatkan kemungkinan tercapainya sasaran yang ditetapkan.
Keuntungan dari penggunaan kompetensi dalam proses manajemen kinerja adalah :
Karyawan yang potensial dapat secara potensial diidentifikasi untuk seterusnya dikembangkan.
Dapat lebih meningkatkan motivasi karyawan (karena “arah” yang jelas dalam karirnya).
Perencanaan Karir dan Suksesi
Adalah proses yang berkesinambungan untuk memilih karyawan yang kompeten, yang telah siap naik ke jabatan yang lebih tinggi atau lebih strategis, apabila pada suatu saat jabatan-jabatan tersebut lowong. Proses pencocokan orang vs jabatan, dilakukan antara kompetensi karyawan pada saat ini dengan kompetensi yang dipersyaratkan pekerjaan tersebut.
Pada proses perencanaan karir tradisional, pekerjaan dimasa datang yang dimaksud biasanya adalah pekerjaan pada jenjang / struktur yang lebih tinggi, namun saat ini terutama dimasa datang, perpindahan jabatan akan lebih sering terjadi secara horisontal. Sistem ini akan lebih efektif dimasa datang dimana struktur organisasi menjadi lebih pendek dan pleksibel, dimana kompetensi yang dimiliki olehseorang karyawan akan lebih berperan daripada jabatan-jabatan fungsional (pekerjaan lebih bersifat “project based” dari pada pekerjaan-pekerjaan yang bersifat spesialisasi).
Keuntungan dari penggunaan kompetensi dalam proses perencanaan karir dan suksesi adalah :
Karyawan yang potensial dapat secara lebih tepat diidentifikasi untuk seterusnya dikembangkan.
Dapat lebih meningkatkan motivasi karyawan (karena arah yang jelas dalam karirnya).
Pelatihan dan Pengembangan
Kegiatan “Competence based Training & Development” mencakup program-program kegiatan formal, penugasan, mentoring, coaching dan intervensi terhadap struktur organisasi, proses kerja dan budaya organisasi untuk meningkatkan kompetensi karyawan.
Kompetensi adalah sesuatu yang dapat dipelajari. Studi membuktikan bahwa kompetensi-kompetensi inti seperti motif dan trait pun dapat ditingkatkan. Pada sistem ini, kebutuhan pelatihan adalah kesenjangan yang dimiliki oleh karyawan dengan kompetensi yang dipersyaratkan jabatan.
Keuntungan dari penggunaan kompetensi dalam proses pelatihan dan pengembangan adalah :
Menghemat biaya dengan melakukan pelatihan yang sudah terfokus pada peningkatan kompetensi.
Fokus pada pengembangan kompetensi yang jelas-jelas berpengaruh pada peningkatan kinerja.
Penggajian
Sistem penggajian adalah sebuah metode untuk menentukan gaji tetap dan variable untuk karyawan dalam suatu organisasi.
Apabila sistem penggajian tradisional menentukan besar gaji seseorang berdasarkan apa/bobot jabatan atau pekerjaan, maka Competency based Pay juga mempertimbangkan kompetensi (seperti : keahlian, pengalaman, potensi, kreativitas dsb.) dari pemegang jabatan. Menurut sistem ini, Pay = Job + Performance + Competency.
Seorang senior engineer tetap akan mendapat gaji yang sama pada saat ia menjadi projec manager proyek-proyek besar (yang menjadi spesifikasinya) atau pada saat ia menjadi anggota team proyek kecil (pada saat tidak ada proyek besar).
V. Mengukur Kompetensi
Setelah berhasil membuat model kompetensi, mengidentifikasi kompetensi-kompetensi apa saja yang dibutuhkan pada semua pekerjaan dalam suatu organisasi (core competencies) maupun kompetensi-kompetensi pada pekerjaan-pekerjaan tertentu, maka tahap terpenting berikutnya adalah mengidentifikasi dengan akurat tingkat kompetensi yang dimiliki oleh para karyawan maupun calon karyawan. Hal ini diperlukan agar dapat mengidentifikasi karyawan-karyawan yang paling memenuhi persyaratan untuk menduduki suatu jabatan tertentu. Berbagai metode dapat dilakukan untuk mengukur kompetensi. Untuk dapat menghasilkan akurasi yang lebih tinggi, biasanya dilakukan pengukuran dengan beberapa metode sekaligus.
Berikut ini adalah beberapa teknik yang dapat dipergunakan untuk mengukur kompetensi :
Behavior Event Interview (BEI)
Teknik interview ini telah terbukti sebagai suatu teknik yang memiliki akurasi tinggi dalam mengidentifikasi kompetensi yang dimiliki seseorang.
Prinsif dari BEI yang juga sering disebut “Competence Based Interview” adalah mencari data yang detail dari pengalaman masa lalu kandidat tentang :
Apa yang dilakukan oleh kandidat pada situasi tertentu, bukan apa yang mungkin dilakukan.
Apa yang difikirkan dan dirasakan pada saat tertentu.
Hal-hal yang pernah dilakukan merupakan bukti terbaik apakah seseorang memiliki kompetensi atau tidak. Bukti bahwa seseorang memiliki kompetensi memperbesar kemungkinan bahwa ia akan menunjukkan ditempat bekerja.
Setiap hasil interview dibuat transkripnya, lalu interviewer membuat “coding” yaitu mengidentifikasi tingkat kompetensi yang dimiliki interviewee mengacu kepada skala yang ada pada model kompetensi.
Tes
Bermacam tes dapat dipakai untuk mengukur kompetensi, misalnya work sample test, mental ability test, dan personality rest. Beberapa contoh test dan kompetensi yang diukur adalah :
Progressive Matrix Test mengukur Logical Thinking dan Analytical Thinking.
Picture Story Exercise (PSE) mengukur Achievement dan Infact and Influence.
Weschler Adult Intelligence Survey mengukur Conceptual Thinking dan Analytical Thinking.
Edward Personal Preferance Schedule, mengukur tendency of personality dalam 11 aspek.
Kreflin / Pauli Test, mengukur kecepatan berpikir, ketahanan dan kestabilan emosi.
The Wason-Glaser Critical Thinking Appraisal mengukur Conceptual dan Analytical.
Assesmen Center
Kandidaat dikumpulkan disuaatu tempat selama beberapa hari untuk melakukan beberapa kegiatan dengan dinilai oleh assesor.
Beberapa kegiatan yang biasanya dilakukan : In-basket exercises, “Stress” exercises and interview, Presentasi mengenai visi, misi dan strategi atau Leaderless Group Exercises.
Biodata
Beberapa kompetensi dapat dipresiksi berdasarkan pengalaman kerja seseorang. Misalnya Achievement Motive dengan melihat prestasi akademisnya, Team Leadership dari kegiatan organisasi yang dipimpinnya, atau Relationship Building dari kegiatan sosial yang diikutinya.
Rating
Rating dapat dilakukan oleh manajer, rekan kerja, bawahan, pelanggan, atau spesialis Sumber Daya Manusia. Beberapa metode rating antara lain : Competency Assesment Questionnaires, Customer Survey, Managerial Style serta Organizational Climate.
VI. Kompetensi Masa Depan
Organisasi dimasa depan menghadapi banyak tantangan dan perubahan. Kompetensi apa yang dibutuhkan agar kita semua dapat “survive” menghadapi tantangan dan perubahan tersebut ? Berikut adalah kompetensi-kompetensi tersebut :
Bagi Para Eksekitif Puncak :
Strategic Thinking
Mengerti kecendrungan perubahan lingkungan, peluang pasaar, melakukan analisis SWOT terhadap organisasinya, untuk dapat mengidentifikasi respon-respon strategis secara optimal.
Change Leadership
Mengkomunikasikan visi dari organisasi yang dapat “mengubah” karyawan menjadi “stakeholders”, membangkitkan motivasi dan komitmen, berperan sebagai “sponsor” dari inovasi yang dilakukan dan membangkitkan peran kewirausahaan (entrepreneurship), serta mengalokasikan semua sumber daya perusahaan sebaik mungkin untuk mengimplementasikan perubahan yang berkesinambungan.
Relationship Management
Membina hubungan dan jaringan yang luas dengan pihak-pihak lain di banyak negara, dimana kerjasama dengan pihak-pihak tersebut dapat menyokong keberhasilan organisasi, nmun pada konteks dimana pihak-pihak ketiga ini tidak berada dibawah otoritas formalnya, misalnya para pemimpin pasar, pelanggan, pemegang saham, serikat buruh, para pejabat berwenang dan pihak-pihak lain yang terkait.
Bagi Para Manajer
Plexibility
Merubah struktur dan proses-proses manajerial apabila dibutuhkan untuk mengimplementasikan strategi perubahan perusahaan.
Change Implementation
Mampu mengkomunikasikan kebutuhan organisasi untuk berubah dan keterampilan “manajemen perubahan” kepada para karyawan, seperti : keterampilan komunikasi, pelatihan serta proses fasilitasi yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan perubahan pada kelompok kerja masing-masing karyawan.
Interpersonal Understanding
Mengerti dan menghargai masukan-masukan dari berbagai tipe dan karakter manusia.
Empowering
Dengan berbagai informasi, menampung ide-ide bawahan, memelihara perkembangan anak buah, memberikan kritik yang membangun, memberikan penghargaan dan berbagai bentuk prilaku lainnya yang membuat para karyawan merasa lebih “capable” dan termotivasi untuk mengemban tanggung jawab yang lebih besar.
Team Facilitation
Mengelola karyawan dengan berbagai latar belakang yang berbeda, untuk bekerjasama secara efektif dalam mencapai tujuan bersama, misalnya dengan cara : menciptakan tujuan dan kejelasan peran, memberikan kesempatan setiap orang untuk berpartisipasi dalam mengatasi konflik.
Portability
Secara cepat beradaptasi dan berfungsi secara efektif pada lingkungan baru. Dengan kata lain seorang manajer harus “portable” pada posisi-posisi di lingkungan manapun.
Bagi Para Karyawan :
Flexibility
Melihat perubahan-perubahan lebih sebagai tantangan daripada merupakan sebagai ancaman.
Information Seeking, Motivation and Ability to Learn
Antusiasme yang tulus terhadap kesempatan untuk mempelajari keterampilan-keterampilan (baik teknis maupun interpersonal) yang baru. Melihat proses belajar sebagai kesempatan pengambangan diri dan job enrichment (memperkaya pekerjaan) dan bukan menganggap sebagai tambahan pekerjaan.
Achievement Motivation
Keinginan untuk berprestasi dan menghasilkan kinerja yang lebih baik, dibandingkan dengan apa yang telah dihasilkannya dimasa lalu, maupun dibandingkan dengan hasil pekerjaan orang lain.
Work Motivation Under Pressure
Kombinasi dari fleksibilitas, motivasi berprestasi, daya tahan terhadap stress dan komitmen terhadap perusahaan yang membuat seseorang dapat bekerja pada situasi dimana tuntutan akan perbaikan secara meningkat.
Collaborativeness
Bekerjasama dengan kelompok-kelompok multi disipliner dengan rekan kerja dalam beragam latar belakang, bersikap positif terhadap orang lain, empati dan memiliki komitmen yang kuat terhadap organisasi.
Customer Service Orientation
Dorongan yang tulus untuk membantu orang lain, mengerti kebutuhan pelanggan, berinisiatif untuk memecahkan masalah dalam organisasinya untuk mengatasi masalah yang dihadapi pelanggan.
Sumber :
Majalah “Management Manusia”
Hay Group Consultant
